Aan het binnenhalen van een nieuwe opdracht cq. nieuwe klant, gaat persoonlijk klantcontact vooraf, vaak gekenmerkt door één of meerdere bezoeken. Om een bezoek mogelijk te maken, zul je echter eerst een afspraak moeten maken.

In de praktijk zal het niet zo zijn dat ieder bezoek altijd (direct) tot een opdracht leidt, maar het is wel belangrijk om in ieder geval voor iets concreets om tafel te gaan zitten. Het blijkt dat niet iedere ondernemer even kritisch met zijn/haar tijd om te gaan als ze gaan acquireren. Want zeg nu eens eerlijk: hoeveel nutteloze afspraken heb jij (gehad)?

Een veelgehoorde uitspraak van verkopers is: “Acquireren is lastig maar als ik eenmaal bij een klant aan tafel zit, dan lukt het wel”. En veel ondernemers lijken er hetzelfde over te denken. Ze zijn al heel blij als ze met iemand een afspraak hebben weten te maken.

Maar in de praktijk blijkt “dat het vaker niet lukt dan wel”. Het is dus belangrijk om kritisch te zijn op de afspraken die je maakt.

Een voorbeeld van nutteloos zaaien

Je bent gevestigd in Breda en hebt tijdens een netwerkbijeenkomst iemand gesproken uit Utrecht waar het goed mee klikte. Als je deze persoon de week na de bijeenkomst nog eens belt, dan stelt deze voor: “Je mag gerust eens langskomen als je in de buurt bent hoor, misschien kunnen we iets voor elkaar betekenen”, waarop je meteen een afspraak inplant. Een afspraak die gaat over……, tja waarover precies?

Maar je denkt dat er op termijn wellicht toch “iets” uit kan komen en reist op een donderdagochtend af naar Utrecht. Een alleraardigst gesprek volgt, maar tot meer dan: “Leuk om elkaar eens gesproken te hebben, wellicht zien we elkaar in de toekomst nog eens en kunnen we dan “iets” voor elkaar betekenen” komt het niet.

Kostbare afspraak

Laten we eens kijken naar wat deze afspraak je concreet heeft gekost:

• 1,5 uur aan reistijd (45 minuten heen, 45 minuten terug);
• 15 minuten voorbereidingstijd, om je spullen te pakken en je klaar te maken om weg te gaan;
• 15 minuten bij terugkomst om je spullen weer op te bergen, meegekregen brochure te archiveren etc.;
• 1 uur aan gesprekstijd = samen met reistijd, voorbereiding en terugkomst 3 uur in totaal
• reiskosten: benzinekosten voor ongeveer150 km en afschrijving auto.
• bij een externe locatie wellicht nog 2x koffie/thee/fris, die jij uiteraard afrekent voor deze potentiële toekomstige klant.

De tijd die je aan acquireren hebt besteed is in dit geval dus geheel nutteloos, overbodig. Bedenk eens welke andere dingen je in deze tijd had kunnen doen, bijvoorbeeld:

• een specifieke marketingactie bedenken;
• gerichte uitnodigingen voor LinkedIn versturen, met een persoonlijke boodschap om later gericht contact te hebben;
• een relevant artikel schrijven, dat je vervolgens deelt met de lezers van je nieuwsbrief en sociale media;
• een aantal gerichte telefoontjes plegen naar bestaande klanten, waarbij je aanstuurt op nieuwe ontwikkelingen;
• telefonisch acquireren: in 3 uur kun je met een goede voorbereiding zo’n 15 – 20 belletjes doen. Wat levert 15 tot 20 gerichte belletjes met goede vaardigheden je op? Aanzienlijk meer dan een nutteloze afspraak.

Nuttelozen aanleidingen voor afspraken

De meest voorkomende nutteloze aanleidingen voor het maken van een afspraak:

• Je bent in de opstartende fase en blij als je überhaupt bij iemand aan tafel zit: je bent minder kritisch op de kwaliteit van de afspraak, want aan tafel “is er veel meer mogelijk, dan lukt het wel”;
• Acquisitie is nieuw voor je en je pakt elke gelegenheid aan;
• “Laten we eens een afspraak maken en elkaar zien, je weet immers nooit waar het goed voor is”;
• “Laten we elkaar eens ontmoeten, je weet nooit wat we voor elkaar kunnen betekenen”;
• “Zullen we eens afspreken, misschien kunnen we iets samen doen/opzetten/elkaar versterken”.
• “Als we elkaar kennen, dan kunnen we in de toekomst wellicht mensen naar elkaar doorverwijzen. Altijd goed om een interessant netwerk te hebben”.

De overeenkomst tussen al deze aanleidingen: het leidt vaak nergens toe. Ik moet de eerste persoon nog tegenkomen die mij ooit eens gesproken heeft en spontaan opbelt met de mededeling: “Ik heb mogelijk een klant voor je”. Er zullen ook hier vast weer welbekende uitzonderingen op de regel zijn, maar maak je vooral geen illusies. Voor acquireren is meer nodig.

Wat dan wel?

Maak alleen een afspraak als je samen iets concreets te bespreken hebt. Stel tijdens het eerste contact (per telefoon of bij een netwerkbijeenkomst of beurs) een aantal gerichte vragen over een mogelijke behoefte en vraag bij gebleken interesse: “Wat vind je van het idee om hier samen eens verder van over gedachten te wisselen tijdens een aanvullende afspraak?”.

Stel jezelf vervolgens voor dit gesprek een concreet doel en maak een agenda, die je vooraf in onderling overleg samenstelt. Hierdoor krijgt je afspraak gewicht en een professioneel karakter. En benut je je beschikbare tijd zo effectief mogelijk.