In mijn eerdere artikel kon je lezen hoe je je kansen vergroot om van een offerte-aanvraag een opdracht te maken. In dit artikel lees je wat je kunt doen in de voorbereiding van het opvolgen van een offerte-aanvraag, waardoor je kans op succes nog groter wordt.

Let op: deze methode wordt (nog) door weinig mensen gebruikt, doe dus je voordeel met deze tip! Ook vind je verderop in dit artikel een gratis template om zelf te gebruiken. Die je vervolgens naar prospects kunt sturen na ontvangst van een aanvraag.

Tijdig opvolgen, maar niet te snel

Als je een offerte-aanvraag binnenkrijgt via je website, dan is het belangrijk om tijdig te reageren. Omdat in een schriftelijke aanvraag vaak niet de volledige informatie staat die je nodig hebt om een goed voorstel uit te brengen, volg je deze aanvraag in eerste instantie telefonisch op.

Doe dit uiterlijk 2 werkdagen na ontvangst van de aanvraag en bij voorkeur de volgende werkdag. Volg je de aanvraag namelijk te snel op, bijvoorbeeld al na 15 minuten, dan kan je de indruk wekken dat je duimen aan het draaien bent en dat je zit te springen om nieuwe klanten.

Een belangrijke stap die bijna niemand toepast

Volg de aanvraag dus bij voorkeur na 1 werkdag op. Er is echter een methode, waardoor je nog voor je telefonische opvolging je kansen op een opdracht aanzienlijk vergroot.

En dat is door na ontvangst van de aanvraag en voor je telefonische opvolging, een specifiek mailbericht naar de aanvrager te sturen. In deze mail bedank je hem/haar voor de aanvraag en noem je dat je de volgende dag telefonisch contact zal opnemen.

Aan dit bericht voeg je echter ook nog waardevolle informatie toe, die gerelateerd is aan de aanvraag. Zo ontving ik laatst een aanvraag voor een verkooptraining. Ik stuurde de aanvrager vervolgens een mail. Hierin bedankte ik hem voor de aanvraag en stelde dat ik de volgende dag telefonisch contact met hem zou opnemen. Zodat ik een aantal aanvullende vragen kon stellen, om hem zo goed mogelijk te helpen.

Waardevolle info

In de bijlage voegde ik 2 van mijn ebooks bij, over verkoop, marketing en acquisitie. Ook verwees ik naar mijn blog, met tientallen artikelen en naar een aantal video’s op Youtube, met opnames van trainingen.

Denk je dat dit een verschil gaat maken op het moment dat je elkaar vervolgens een dag later spreekt? Absoluut! Je hebt jezelf op dat moment al meteen in de kijker gespeeld als potentiële expert en iemand die hem kan helpen bij zijn probleem. Nog voordat je ook maar een woord met elkaar hebt gesproken.

Je creëert hiermee de volgende beleving bij de potentiële klant:

• Er wordt moeite voor mij gedaan, ik krijg immers een persoonlijk bericht;
• Goede service, ze reageren tijdig op mijn verzoek;
• Dit is anders dan anderen, normaal krijg ik dit soort berichten niet;
• Ze geven mij het gevoel dat ik belangrijk ben;
• Ik krijg gratis waardevolle informatie;
• Ze pakken hun werk professioneel aan, hun trainingen zullen dan wellicht ook in orde zijn;
• Ze sturen niet zomaar een aanvraag, ze willen mij maatwerk bieden

En wellicht nog een aantal extra gedachten, maar in ieder geval iets positiefs. En dat allemaal voordat je ook maar een woord hebt gewisseld met elkaar.

Gratis template voor deze mail

Wil jij gratis de template van de exacte mail die ik in dit soort gevallen verstuur? Deel dit artikel dan met jouw netwerk, door middel van onderstaande buttons. Zodra je dit gedaan hebt, verschijnt er een link voor het downloaden van de template (Microsoft Word-bestand). Deze template kun je vervolgens gemakkelijk naar eigen smaak aanpassen en bij je eerstvolgende offerte-aanvraag gebruiken.

Download de template via deze link

Conclusie

Je kunt je op diverse manieren onderscheiden, zowel in je eerste telefonische contact als in je gesprek aan tafel. Door de in dit artikel genoemde manier, kun je dit in een zo vroeg mogelijk stadium doen, waardoor je bij je eerste contact al een voorsprong hebt. En hiermee je kans op een opdracht nog groter maakt.

Hoe ga jij om met offerte-aanvragen en wat is je ervaring hiermee? Ik zie je reactie graag in het commentaarveld hieronder , alvast bedankt hiervoor.