Voldoende, goed betalende klanten zijn de basis van je bedrijf als zelfstandig ondernemer en tevens van je 

Een ondertekende offerte is een veelgebruikt middel om een dergelijke opdracht officieel te bevestigen. Het is dan ook logisch dat veel ondernemers en verkopers blij zijn als ze een offerte mogen uitbrengen. Maar is die blijdschap wel altijd terecht?

Wanneer breng je een offerte uit?

We kennen het allemaal wel aan het einde van een gesprek: “Zet het allemaal maar even op papier”. Je gaat vervolgens met een tevreden gevoel de auto in, je mag immers een offerte maken. Waarna het vervolgens oorverdovend stil blijft en je tot op de dag van vandaag nog steeds geen ondertekende offerte terug hebt ontvangen. Wat is hier nu precies de oorzaak van?

De belangrijkste oorzaak is dat men niet kritisch omgaat met wanneer ze nu daadwerkelijk wel of geen offerte uitbrengen. Met andere woorden: er wordt geen goede inschatting gemaakt of een offerte op dat moment wel zinvol is. Een beetje het “U roept, wij draaien” principe. “U wilt een offerte? U krijgt een offerte”.

Het maken van een voorstel kan een enorm grote stap voorwaarts zijn naar een uiteindelijke opdracht. Pas echter op dat je niet al te snel toezegt een offerte te sturen, nadat de klant daarom vraagt. Veel ondernemers en verkopers laten zich nogal eens met een kluitje het riet insturen.

Wees kritisch

Het verkoopgesprek liep best aardig, maar de prospect was allerminst overtuigd van je verhaal en je totale presentatie. Conclusie van zijn/haar kant: “Dit gaat ´m niet worden”. Mensen zijn echter van nature geneigd om beleefd te zijn tegen relatief onbekende mensen.

Dus zegt de prospect niet: “Uw presentatie/gesprek staat me niet aan”, maar kiest hiervoor in de plaats: “Weet u wat, zet het allemaal maar eventjes voor mij op papier in een voorstel, ik laat u daarna zo snel mogelijk iets weten”. Dat klinkt immers veel aardiger.

De prospect vermijdt een vervelend gesprek, de ondernemer/verkoper gaat met een goed gevoel weg, beiden blij op dat moment. Alleen de verkoper met een dode mus. Breng dan ook alleen een offerte uit als je zeker weet dat er een grote kans is op een opdracht. Hoe doe je dit precies?

De juiste aanpak

Indien je prospect om een offerte vraagt, zeg dan iets als: “Meneer/mevrouw, ik maak met alle plezier een uitgebreide offerte voor u. Wat moet er beslist in dit voorstel staan, zodat dit voor u voldoende aanleiding geeft tot zaken doen?”.

Is de prospect hier vaag en geheimzinnig, dan is het op dat moment niet zinnig om heel veel tijd in een uitgebreid voorstel te steken. Indien er wel een concreet antwoord komt, vervolg dan met: “Prima, u ontvangt dit uiterlijk …….”.

Maak vervolgens meteen een afspraak om de offerte op te volgen. Dit opvolgen kan per telefoon, maar de voorkeur heeft om dit in een persoonlijk gesprek te doen. Maak de afspraak voor dit vervolggesprek bij voorkeur al tijdens het verkoopgesprek. Als de prospect hier niet in meegaat, vraag dan of een offerte op dit moment wel zin heeft.

Na een goed gesprek zal iemand zeker nog een half uur tijd maken om een gedetailleerd voorstel te bespreken, het is immers ook voor zijn/haar bedrijf belangrijk. Wil iemand deze moeite niet nemen? Vraag jezelf dan wederom af of een offerte op dit moment wel zinvol is.

Durf hier ook om te vragen. Je creëert hierdoor weer een contactmoment en je houdt zelf de controle over het verkoopproces. Laat je hier dan ook niet afschepen met een zin als: “Als ik de offerte heb ontvangen, dan bel ik u vanzelf wel”. Proactiviteit loont ook hier, neem de regie dan ook zelf in handen.

Structuur van een goede offerte

Hoe vaak kom je zelf een belabberde offerte tegen? Ik verbaas me met regelmaat over de kwaliteit van bepaalde voorstellen. Veel voorkomende fouten:

• meteen beginnen met het presenteren van de oplossing;
• te veel vakjargon;
• het noemen van de prijs aan het begin in plaats van aan het einde;
• geen specificatie van het tarief, waardoor de prijsstelling “vaag” blijft;
• veel over je eigen bedrijf schrijven;
• veel lange zinnen gebruiken.

Onderdelen goede offerte

• begeleidend schrijven, apart van het voorstel;
• het omschrijven van de aanleiding van de offerte;
• een beschrijving van de huidige situatie;
• omschrijf het probleem van de klant;
• presenteer je oplossing en waarom jij/jouw bedrijf hierbij uitstekend kan helpen;
• een opsomming van de voordelen van je oplossing;
• de investering (prijs) van de oplossing, inclusief specificatie;
• ondertekeningsgedeelte, inclusief verwijzing dat de algemene voorwaarden op deze aanbieding van toepassing zijn.

Conclusie

Vraag je dus goed af of een offerte op het moment van vragen de juiste stap is. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:

• Is bij de prospect op dit moment de tijd rijp voor een offerte?
• Zo ja, heb je genoeg relevante informatie om een gedetailleerde offerte te maken?
• Is de prospect overtuigd van je toegevoegde waarde en heeft hij een serieuze intentie tot zaken doen?
• Is de prospect bereid om tijd en energie in de vervolgstap, de opvolging hiervan, te steken?

Zorg dat je altijd bezig bent met het maken van een stap voorwaarts in het verkoopproces. Ga hierbij kritisch om met je eigen tijd. Heeft een offerte zin? Steek er dan veel tijd en energie in.

Heeft een offerte geen zin? Probeer hier dan zo snel mogelijk achter te komen. Je hebt liever op dat moment direct een afwijzing, dan dat je uren zoet bent met het maken van een uitgebreid voorstel.

Je tijd als ondernemer/verkoper is immers kostbaar. Zorg vervolgens voor een offerte met een duidelijke structuur, zoals hierboven beschreven en een goede opvolging hiervan. Dit alles zal bedragen aan het behalen van meer succes uit offertes.