Het verkoopgesprek met de klant is goed verlopen. De klant heeft interesse in je dienstverlening en jullie besluiten samen dat het maken van een offerte de juiste volgende stap is. Je hebt een datum afgesproken waarop jullie elkaar weer zullen spreken om de offerte door te nemen. Je neemt met een goed gevoel afscheid en de volgende dag start je met het maken van een voorstel.

Op het moment dat je het voorstel aan het maken bent, kom je er echter achter dat je bepaalde informatie niet hebt om een complete en aantrekkelijke offerte te schrijven. Of een ander herkenbaar punt: je hebt zo snel aantekeningen gemaakt, dat je eigen aantekeningen onherkenbaar zijn geworden.

Incomplete informatie = incompleet voorstel

Je twijfelt nu: “Zal ik contact opnemen en om deze informatie vragen of niet? Laat ik hiermee zien dat ik mijn gesprek niet voldoende had voorbereid, dat ik niet goed weet waar ik mee bezig ben? Laat ik mijn mogelijk toekomstige klant hiermee zien dat ik geen professional ben?”.

Allemaal gedachten die door je hoofd schieten. Menig ondernemer zal deze situatie herkennen. Je hebt aanvullende informatie nodig, die je voor je gevoel al had moeten hebben. Wat nu?

Goed nieuws: je kunt de prospect gewoon bellen. Je creëert hiermee een nieuw contactmoment en laat zien dat je het maken van een goede offerte serieus neemt. Want incomplete informatie betekent een incompleet voorstel. En daarmee een kleinere kans op succes.

Vertel dat je bezig bent met de offerte

Om je prospect te laten weten dat je organisatie staat voor een snelle en goede dienstverlening vertel je hem dat je al bezig bent met het voorstel. Het laat zien dat je serieus bent en dat je het belang begrijpt van snel reageren. Het laat ook zien dat je het belangrijk vindt dat het goed gedaan wordt.

Vanuit de klant gezien zal hij liever een extra telefoontje krijgen en een goede offerte, dan geen telefoontje en een offerte die misschien minder naar zijn zin is en niet voor 100% aansluit bij de vraag. In dat geval bestaat de kans dat hij weer op zoek moet gaan naar een andere leverancier. En dat kost meer tijd dan een telefoontje.

Aanvullende tips

1. Bel zo snel mogelijk

Je hebt misschien de neiging om dit telefoontje uit te stellen. Doe dit vooral niet. Op deze manier stel je het maken van je voorstel uit en moet de klant hier uiteindelijk wellicht langer op wachten dan afgesproken. Ook is het na een telefoontje uit je hoofd, je bent er mentaal niet meer mee bezig.

2. Bereid je vragen goed voor

Als je belt voor aanvullende informatie, dan wil je dit slechts één keer doen. Noteer alle vragen die je hebt, laat dit even liggen en denk hier een uur later nogmaals over na. Er komen dan wellicht nog andere vragen in je op. Op deze manier weet je zeker dat je alle relevante vragen hebt.

3. Noteer letterlijk wat de klant zegt

De klant herkent zich het meest in de offerte wanneer hij zijn eigen woorden daarin terug ziet. Het geeft hem het gevoel dat je goed hebt geluisterd en dat je hem hebt gehoord. Schrijf dus precies op wat de klant zegt en welke woorden hij hiervoor gebruikt. Deze woorden verwerk je vervolgens zoveel mogelijk in je offerte.

4. Sluit het gesprek goed af

Bedank de klant voor de aanvullende informatie en herhaal nogmaals wanneer de klant je voorstel kan verwachten. Stuur deze offerte op de afgesproken dag. Heb je deze eerder klaar, wacht dan met het versturen. Het getuigt van een goede planning als je de offerte verstuurt op de aangegeven dag. Je wilt je prospect niet het idee geven dat je niks te doen hebt, of dat je niet kunt plannen. Verstuur het op de afgesproken dag. Niet eerder, niet later.

Conclusie

Neem dus gerust nogmaals contact op voor aanvullende informatie tijdens het maken van een offerte. Het creëert een nieuw contactmoment en laat zien dat je het maken van een goede offerte belangrijk vindt en dat je een serieuze partner bent.

Dat neemt natuurlijk niet weg dat je ook een goed verkoopgesprek zal moeten houden. Wanneer je teveel gegevens niet hebt na je het verkoopgesprek, maak je geen goede beurt. Ga ervan uit dat je maximaal één tot drie aanvullende vragen hebt. De rest heb je uitgevraagd tijdens je verkoopgesprek. Ik wens je veel succesvolle offertes en nieuwe opdrachten.

Wat is jouw ervaring met het nabellen voor meer informatie bij het maken van een offerte? Plaats je reactie in het commentaarveld hieronder, alvast bedankt hiervoor.