Je hebt een goed gesprek gehad bij een potentiële klant, waarbij er aan het eind van het gesprek vol vertrouwen handen worden geschud op een toekomstige samenwerking. Je bent zojuist samen een opdracht overeengekomen, waarna je vervolgens de bevestiging hiervoor verstuurt, met het verzoek aan de opdrachtgever om deze ondertekend retour te sturen.

Genoeg reden tot een positieve stemming tot zover. De opdracht is echter pas echt binnen als de handtekening op papier staat. Deze handtekening volgt dan ook snel, waarmee de opdracht “officieel” is en je vervolgens je factuur stuurt.

Maar omzet is echter pas gerealiseerde omzet als het bedrag ook daadwerkelijk op je rekening staat. Vandaag de dag zijn er helaas nog steeds een groot aantal faillissementen, waaronder ook de “donderslagen bij heldere hemel”. Oftewel: de faillissementen die je totaal niet ziet aankomen.

Sterker nog: een kwart van het aantal faillissementen bij MKB-bedrijven wordt veroorzaakt door wanbetaling van klanten! Dat geeft meteen het belang aan van tijdige facturatie en betaling.

De vraag is dan ook: wanneer stuur jij je factuur naar een opdrachtgever? Voor, tijdens of na de uitvoering van een opdracht?

Voor, tijdens of na een opdracht factureren?

Als moment van facturatie kun je diverse momenten hanteren. Leg dit bij voorkeur vast in je Algemene Voorwaarden, waarbij de klant hiermee akkoord gaat bij het ondertekenen van een overeenkomst. Dit voorkomt onduidelijkheid. Hanteer je een afwijkende betalingsconditie? Vermeld dit dan in je offerte/bevestiging.

Facturatie vooraf

Ik factureer bij voorkeur voorafgaand aan de start van een opdracht. Op deze manier heb ik zekerheid van betaling. Daarbij geloof ik ook dat je met de juiste energie een opdracht kunt uitvoeren. Zo kan het uit balans voelen als je bijvoorbeeld al 2 dagen training hebt gegeven, inclusief voorbereiding, reistijd, reiskosten en materialen en je hebt nog geen betaling hiervoor ontvangen.

Voor al mijn online producten en diensten gebruik ik een zogenaamde “Shoppingcart betaalmodule”, waarmee klanten via mijn website direct kunnen betalen via iDEAL. Vervolgens ontvangen ze direct automatisch een factuur hiervan in hun mailbox. Op deze manier is de betaling meteen afgehandeld.

Bovendien scheelt dit mij ontzettend veel administratie-tijd. Het handmatig maken en inboeken van bijvoorbeeld 50 facturen en de controle of alle betalingen ontvangen zijn, is een zeer tijdrovende klus. Nu gaat alles automatisch, wat zowel voor mij als voor de klant prettig werkt.

Ook is het voor mezelf fijn om te weten dat alle betalingen ontvangen zijn. Wil iemand zich bijvoorbeeld voor een training inschrijven, dan kan dit alleen door meteen te betalen. Het voordeel hiervan is ook, dat ik een paar dagen voor de training niet bezig hoef te zijn met controle wie er wel en niet betaald heeft. En hier betalingsherinneringen voor hoef uit te sturen. Hierdoor kan ik mijn tijd en energie volledig richten op de voorbereiding.

Facturatie tussentijds

Bij het uitvoeren van een grotere opdracht, dus meerdere trainingsdagen (langere uitvoertermijn) en hoge orderwaarde, komt het ook voor dat we afspreken om in termijnen te factureren. Dus bijvoorbeeld 1/3 voor aanvang van de 1^e trainingsdag, 1/3 op de helft van de uitvoeringstermijn en 1/3 direct na afloop van de laatste trainingsdag.

Hierdoor heb je bij aanvang al een deel van de totale betaling binnen en krijg je tevens inzicht in het betalingsgedrag van je klant. Op het moment dat de 1^e en 2^e factuur gewoon op tijd binnen zijn, dan is er een grote waarschijnlijkheid dat de laatste factuur ook gewoon op tijd zal binnen komen.

Facturatie achteraf

In bepaalde branches is het gebruikelijk om achteraf te factureren. Betaling achteraf is in de zakelijke dienstverlening geen vreemd begrip. Ook is het mogelijk dat er voor aanvang van een opdracht gefactureerd wordt, maar dat de factuur na uitvoering van de opdracht nog open staat.

Zo staan Gemeentes er (helaas) om bekend dat facturen behoorlijk lang kunnen openstaan. Het zal echter zelden voorkomen dat een Gemeente een openstaande factuur niet betaalt (los van een geschil). Er is dus gelijktijdig sprake van een zeer grote zekerheid van betaling.

Het kan ook zijn dat je al langere tijd zaken doet met een bedrijf en dat betalingen altijd op tijd binnenkomen. Op deze manier is er een goede vertrouwensband en kun je ervoor kiezen om meer flexibel met facturatie om te gaan.

Het risico van betaling achteraf bij een nog onbekende klant, is dat deze traag of niet betaalt, je kent de klant immers nog niet. Indien je producten levert in plaats van diensten, dan heb je deze producten al ingekocht, je moet de order in dat geval dus zelf voorfinancieren.

Het voordeel van betaling achteraf is dat het voor klanten erg laagdrempelig is.

 

Conclusie

Tijdige betaling van openstaande facturen zorgt voor zekerheid en een sterke financiële positie van je onderneming. Hanteer voor jezelf altijd een duidelijke vuistregel voor het moment waarop je factureert en leg dit ook vast in je overeenkomsten. En bepaal voor jezelf ook wanneer je hier vanaf wil wijken.

Daarnaast verschilt dit ook per branche. Heb je een winkel, dan zullen klanten meteen betalen, bij levering dus. In de zakelijke dienstverlening komt betaling achteraf relatief vaak voor.

Je kunt ook een onderscheid maken tussen vaste klanten en eenmalige klanten. Eenmalige klanten dienen dan vooraf te betalen. Voor vaste klanten kunnen aangepaste condities gelden, zoals betaling achteraf of betaling in termijnen.

Heb je een hoge inkoopsprijs? Gebruik dan bij voorkeur altijd betaling vooraf, je loopt immers een hoog risico. Uiteraard is vertrouwen ook een belangrijk punt, maar vandaag de dag heb je hier helaas niet altijd zekerheid over.

Het hanteren van duidelijke richtlijnen voor facturatie is dan ook niet iets persoonlijks, maar puur zakelijk. Communiceer dit ook met je klant en streef hierbij naar een gezonde combinatie van zekerheid en een goede relatie met je klant.

Wanneer factureer jij aan je klanten? Voor, tijdens of na een opdracht? En hoe reageren klanten hierop? Ik zie je reactie graag in het commentaarveld hieronder , alvast bedankt hiervoor.